Min dag

Jag har fått några undringar från olika läsare om vad jag egentligen sysslar med på dagarna.
- Hur ser din dag ut, undrade Elisabet en gång.

Alltså få du nu veta det. Här kommer några lösryckta anteckningar från idag.

Kommer lite försent till jobbet. Det är min stil, verkar det som. Jag har för nära till jobbet, bara två och en halv minuters promenad. Det gör att mina marginaler är små. Jag tycker ofta att jag hinner med mycket mer hemma innan jag ska iväg.

Då har mina kolleger redan loggat in och sitter och pratar med de första kunderna. Eller så pratar man om gårdagens teveprogram. Snart nog är jag också redo att möta kunderna. En sådan dag som idag, med snöväder som precis som vanligt överraskat alla utom oss, betyder trassel.

Medarbetare på Piteåkontoret ringer och vill ha hjälp att tolka en tvistefråga angående en bokning. En så kallad "history" nagelfars. När gjordes vad och vad gjordes när? Har vi gjort fel, eller är det leverantörens slarv? En "history" är ett dokument, som visar alla detaljer i en bokning. Varenda knapptryckning, nästan, är dokumenterad med tidpunkt och medarbetarsignatur. En liten bokning kan bestå av flera A4-sidor dokumentation kodad text.

Mina första kunder har strandat i Stockholm på grund av försening och jag får hastigt fixa alternativa resplaner för att de ska komma till sin destination. Det blir en hel del pyssel med det. Det skulle kunna gå snabbare om man inte hela tiden måste ta hänsyn till att kunden inte ska drabbas av onödiga kostnader. Det ansvaret vilar på oss, som jobbar här.

Halv nio tar jag arbetsfika, med information av en flygbolagsrepresentant. Det tar nästan en halvtimme.

Sedan har jag en stund där jag går igenom mejl och kollar läget vad gäller flyg- och andra kommunikationer i landet. Var finns det problem. Blir avbruten av ett par brådskande beställningar som kräver omedelbar insats. Kunden står redan på flygplatsen, bråttom, bråttom. Löser problemen.

Hinner även diskutera problem med en medarbetare om USA:s så kallade Secure Flight-rutiner, som svällt och innebär många fler skyldigheter för oss. Det förekommer just nu så många bud och motbud att det blir lätt virrigt med vad vi ska göra och hur. Gör vi fel, kan en resa bli avbokad rakt av, av flygbolaget.

Klockan kvart i tio går jag iväg för möte hos webbyrå för att diskutera nya lösningar för vår närvaro på nätet. Får beröm för vår Facebooksida. Tar åt mig, förstås. Särskilt när det kommer från proffs. Vi enas om en nytt möte, när de tre "förhörsledarna" fått klart för sig vilka krav vi ställer.

Mötet tar en timme och då är det dags för lunch. Det blir en stund för mig själv tills kollega Rigmor dyker upp med ännu en leverantörsrepresentant. Denna gång från RadissonBlu. Det blir alltså mer produktinformation.

Efter lunch tar jag hand om en del schemafrågor, ledighetsansökningar och andra rutinfrågor, innan jag sätter mig med chefen för att rapportera från morgonens möte med webbkreatörerna. Sorterar sedan bland den mängd informationsmejl som samlas hos mig för bedömning om det ska läggas ut på vår interna informationsblogg.

Men det är fortfarande lunchtider och jag får in en del beställningar och undringar från kunder.

Sätter mig sedan med vår Key Account Manager och går igenom vad vi ska ta upp på ett möte med en av våra framgångsrika företagskunder, som behöver hjälp att strikta upp sina reserutiner. Det gäller allt från råd till resepolicy till utseendet på våra fakturor.

Hinner med att ordna en resa Luleå - Rzeszów, innan det är dags att fixa några hotellbokningar i Linköping och sedan åka ut till kunden med reserutinerna ovan. Det blir ett timslångt möte.

Tillbaka på kontoret när klockan börjar närma sig halv fyra.

Får rapport om inställda flyg, där vi har resenärer. Lokaliserar dem och kollar att de blir omhändertagna av flygbolaget. Där behöver vi inte rycka in, men vi ansvarar för att marktransporterna till och från flyget ändras och anpassas till de nya restiderna.

En tysk forskare kommer in och vill att jag kollar hans visumhandlingar för Indien. Vi går igenom alla blanketter tillsammans och jag kollar passet och godkänner. Klart att sändas in till ambassaden.

Vid fyratiden ringer en kund, som vill till Shanghai om två veckor. Hemresa från Peking. Han vill ha ett förslag inom en timme. Hittar efter lite pusslande ett mycket bra alternativ och mejlar ett förslag. Tur och retur Luleå-Shanghai/Peking-Luleå exakt de dagar han vill och behöver för 6800 kronor. Samtidigt ringer jag honom och berättar vad han behöver göra för att få visum till Kina och mejlar över de blanketter han behöver. Vi kommer överens om att han ska komma in med kompletta handlingar imorgon, så att vi får skicka iväg det för visering.

Klar klockan fem och egentligen tid att gå hem. Men jag rensar mejllådan och lägger in lite leverantörsinformation i vår interna blogg. Den måste fyllas på varje dag.

Det här var ett axplock. Några "tomma" minuter finns knappt.

Men vid halvsextiden går jag hem.

*****